Politique de confidentialité

Kombook est un logiciel de réservation pour restaurants, accessible sur app.kombook.com et par les applications mobiles « Kombook » pour iPhone, iPad et Android. Kombook est édité par Kleos Sàrl, 1 rue de Chiny, L-1334 Luxembourg.

Pour toute question sur vos données personnelles, écrivez-nous à contact@kombook.com.

• Comptes des restaurants et abonnement (le restaurant qui utilise Kombook et les membres de son équipe) : Kleos Sàrl est responsable du traitement.
• Données des clients des restaurants (les personnes qui réservent une table) : le restaurant est responsable du traitement. Kleos Sàrl agit comme sous-traitant : Kombook enregistre et traite ces données pour le compte du restaurant et selon ses réglages.

Si vous avez réservé dans un restaurant, adressez vos demandes en priorité à ce restaurant. Vous pouvez aussi nous écrire à contact@kombook.com : nous transmettrons votre demande au restaurant concerné.

• Inscription: nom du restaurant, adresse e-mail et mot de passe. Le mot de passe est géré par notre service d'authentification (Supabase Auth) ; Kombook ne le lit jamais. La connexion se fait par mot de passe ou par un code envoyé par e-mail.
• Équipe: adresse e-mail, rôle et, si vous les renseignez, prénom, nom, téléphone et date de début de contrat des membres de l'équipe.
• Établissement : informations que vous publiez (adresse, contact, horaires, description, photos, cartes et menus, réglages de réservation).
• Abonnement : le paiement se fait sur une page hébergée par Stripe. La carte bancaire, l'adresse de facturation et, le cas échéant, le numéro de TVA sont saisis chez Stripe : Kombook ne reçoit ni ne conserve aucun numéro de carte. Kombook conserve les identifiants Stripe du client et de l'abonnement, le statut de l'abonnement et un journal des événements de facturation.

Ces données servent à créer et faire fonctionner votre compte, à gérer l'abonnement et sa facturation, et à vous envoyer les messages liés au service (confirmation d'inscription, notifications d'équipe que vous avez activées).

Lorsqu'une personne réserve par le module de réservation du restaurant, par téléphone auprès de l'équipe ou par un service relié au restaurant, Kombook enregistre :

• civilité, prénom, nom, adresse e-mail, numéro de téléphone, langue ;
• date, heure, nombre de couverts, expérience ou formule choisie ;
• allergies, demande particulière, occasion et réponses aux questions ajoutées par le restaurant ;
• les informations ajoutées par l'équipe du restaurant : notes, étiquettes, documents joints, statut et historique de la réservation (arrivée, annulation, absence) ;
• la fiche client du restaurant : historique des visites et, si le restaurant les renseigne, préférences, régime alimentaire, date de naissance, adresse, société et choix d'acceptation des e-mails et SMS ;
• les inscriptions en liste d'attente et les demandes de privatisation ;
• les avis laissés après une visite (note, commentaire, prénom). Un avis n'est affiché publiquement, avec le prénom seul, que si son auteur l'a accepté.

Paiements demandés par un restaurant (prépaiement, empreinte bancaire, bon cadeau) : ils se font sur une page hébergée par Stripe, sur le compte Stripe du restaurant. Kombook ne reçoit aucun numéro de carte ; il conserve le nom, l'e-mail, le montant, le statut du paiement et les identifiants Stripe correspondants.

Messages envoyés aux clients: selon les réglages du restaurant, Kombook envoie des e-mails (accusé de réception, confirmation, rappel, modification, annulation, demande d'avis, campagnes) et, si le restaurant les active, des SMS. Les e-mails de campagne contiennent un suivi des ouvertures et des clics.

Signalement « risque de no-show »: lorsque ce réglage est actif chez un restaurant, Kombook compare l'adresse e-mail et le numéro de téléphone d'une réservation à venir avec les réservations en cours des autres restaurants hébergés sur la même plateforme, le même jour et à moins de deux heures d'écart. Le restaurant voit seulement un indicateur (oui / non) : aucune information sur l'autre réservation (nom du restaurant, heure, coordonnées) ne lui est communiquée.

Services choisis par le restaurant : un restaurant peut relier Kombook à ses propres outils (API, webhooks). Les données de réservation sont alors envoyées aux adresses que le restaurant a lui-même déclarées.

• Si vous acceptez les notifications, l'application enregistre le jeton de notificationde votre appareil (avec la plateforme iOS ou Android et votre identifiant d'utilisateur) pour vous prévenir des nouvelles réservations. Les notifications passent par le service d'Apple (APNs) sur iPhone et iPad, et par Google (Firebase Cloud Messaging) sur Android. Leur contenu peut comporter le nom du client, la date, l'heure et le nombre de couverts.
• Un jeton refusé par Apple ou Google est supprimé ; un membre retiré de l'équipe ne reçoit plus les notifications du restaurant. Vous pouvez couper les notifications à tout moment dans les réglages de votre appareil.
• L'application n'intègre aucun outil de publicité ni de mesure d'audience.

Un restaurant peut publier son site internet avec Kombook. Le contenu (textes, photos, horaires) est choisi par le restaurant. Les polices de caractères sont hébergées par Kombook (aucun appel à Google Fonts). Le lien « Itinéraire » ouvre Google Maps seulement si vous cliquez dessus. La réservation se fait par le module de réservation décrit ci-dessus.

Kombook n'utilise que des cookies nécessaires au fonctionnement du service :

• les cookies de session de connexion (Supabase), pour rester connecté ;
• NEXT_LOCALE : la langue choisie ;
• komptoir_venue: l'établissement sélectionné, si votre compte en a plusieurs ;
• kombook_app: indique que la page est ouverte dans l'application mobile.

L'application mobile garde aussi son jeton de notification dans le stockage local de l'appareil. Kombook n'utilise aucun cookie publicitaire ni de mesure d'audience.

• Les données de chaque restaurant sont cloisonnées : un restaurant n'accède qu'aux données de son propre compte.
• Les erreurs techniques sont transmises au service Sentry sans les informations personnelles par défaut (option « sendDefaultPii » désactivée) et sans enregistrement des sessions des utilisateurs.
• L'adresse IP est utilisée au moment de la requête pour limiter les abus du module de réservation public ; elle n'est pas enregistrée avec la réservation.

Kombook s'appuie sur les prestataires suivants :

• Supabase : base de données, authentification et stockage des fichiers. Base hébergée dans la région eu-west-1 (Irlande).
• Vercel: hébergement de l'application ; fonctions serveur exécutées dans la région dub1 (Dublin, Irlande).
• Stripe: paiement de l'abonnement et paiements demandés par les restaurants.
• Resend : envoi des e-mails.
• Twilio : envoi des SMS, lorsque le restaurant les active.
• Apple (APNs) et Google (Firebase Cloud Messaging) : notifications des applications mobiles.
• Sentry : suivi des erreurs techniques.

Kombook ne vend aucune donnée personnelle.

Le logiciel n'efface pas automatiquement les données : elles restent enregistrées tant que le compte du restaurant existe. Vous pouvez à tout moment en demander la suppression à contact@kombook.com (voir ci-dessous). Les jetons de notification refusés par Apple ou Google sont supprimés automatiquement.

Conformément au Règlement (UE) 2016/679 (RGPD), vous pouvez demander l'accès à vos données, leur rectification, leur effacement, la limitation de leur traitement, leur portabilité, et vous opposer à leur traitement. Lorsqu'un traitement repose sur votre consentement (par exemple les notifications ou les e-mails de campagne d'un restaurant), vous pouvez le retirer à tout moment.

• Client d'un restaurant : adressez-vous au restaurant, ou écrivez-nous à contact@kombook.com en indiquant le restaurant, votre adresse e-mail ou votre numéro de téléphone.
• Restaurant ou membre d'une équipe : écrivez-nous à contact@kombook.com depuis l'adresse e-mail de votre compte.

Vous pouvez aussi introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données (CNPD), autorité de contrôle au Luxembourg : cnpd.public.lu.

Pour supprimer votre compte Kombook et les données associées, écrivez à contact@kombook.com depuis l'adresse e-mail de votre compte, avec l'objet « Suppression de compte ». Pour arrêter les notifications d'un appareil, désactivez-les dans les réglages de cet appareil ou désinstallez l'application.

Cette politique peut évoluer avec le service. La date de dernière mise à jour figure en haut de cette page.